Как я использую личное авто в служебных целях и получаю за это компенсацию

После нескольких лет работы в частной организации мне предложили использовать мой автомобиль в служебных целях. Изначально при трудоустройстве был задан вопрос о наличии собственного автотранспорта, но с моей стороны положительного ответа не поступило. Честно говоря, просто не хотелось вникать в дополнительную «отчетную волокиту».

В настоящее время разъездной характер работы увеличился почти в два раза, при этом поездки также есть и за пределы города и района. Поэтому было все же решено оформить машину «под фирму». Удобно всем: организации не нужно предоставлять или приобретать транспорт, а мне можно передвигаться с комфортом и выполнять работу быстрее.

Вопрос возник в том, что в лично моей собственности автотранспортные средства отсутствуют. По законодательству, если владельцем являетесь не вы, то использование чужого авто допускается по доверенности или по гражданско-правовому договору. Главное, чтобы все было на законных основаниях. В моем случае собственником является супруг, и нанимателю было достаточно только письменного разрешения в свободной форме.

Далее мне внесли поправки (дополнительное соглашение) в контракт о смене типа работы и создали приказ об установлении разъездного характера работы и компенсации. В новых документах все условия указаны конкретно: от наименования и характеристик автомобиля до ежемесячных выплат за каждый пройденный километр.

Помимо этих документов, одновременно был составлен договор об использовании личного автомобиля в служебных целях. В нем же согласовали важные детали: лимит топлива за счет работодателя, обязанности сторон, амортизацию и расчеты.

Компенсация за использование автомобиля

Что касается учета расходуемого топлива на поездки в служебных целях, то здесь мне установили расчет из мощности автомобиля и его характеристик, указанных производителем. Берется во внимание не только расход по городу, но и по трассе.

Согласно договору мне предоставили электронную карту (чип) для заправки, и я несу ответственность по всем своим действиям с ней. Поэтому каждая поездка и заправка должны иметь обоснование. Мои рабочие разъезды находятся на контроле и берутся из путевого листа. Эти сведения я подаю один раз по истечении текущего месяца в электронном виде, так как головной офис находится в другой области. И чтобы ничего не забыть, приходится вносить данные каждый день.

Поручения я получаю удаленно через сервер задач, и помимо всего, в графу основания поездки мне нужно указывать не адрес, а наименование поручения, который нужно узнавать, зайдя на сайт — это дополнительная трата времени. Ну, это уже, как говорится, «издержки профессии».

С другой стороны, электронный путевой лист избавляет от лишних расчетов, так как руководство позаботилось о его грамотной разработке. Мне достаточно внести дату, километраж, наличие или отсутствие покупки бензина, а все остальное просчитывается автоматически. Это удобно и мне, и бухгалтерии, так как если я езжу по своим делам, то заправляю автомобиль из своего бюджета.

Размер выплат за амортизацию автомобиля мне установлен нанимателем в размере 0,10 копеек за каждый километр, пройденный в служебное время. Расчет берется на основании путевых листов и карточек учета расхода топлива.

Срок выплаты компенсации за износ автомобиля установлен в договоре. Свои «амортизационные» средства я получаю ежемесячно в зависимости от пройденного километража.

Использование и в служебное время и для личных нужд

В моем договоре не прописан временной график использования автомобиля, и это избавляет от ограничений по личным поездкам. Критерий, по которому моя организация контролирует использование данного авто — соотношение расстояния на выполнение поручения и расход топлива. Кроме того, есть мое рабочее время, в которое должны выполняться задачи. Поэтому ущемление времени или другие неудобства не ощущаются, а пользоваться своим автомобилем можно полноценно, как и раньше.

После определенного промежутка времени могу сказать, что каких-то привилегий, кроме «доставки себя» от пункта А до пункта Б, нет. Если руководство предложило такие условия, конечно, контроль будет жесткий. Если я забуду обозначить в путевом листе, что ездил по работе, никаких выплат ждать не стоит: это будет расценено как личные поездки. При этом (в моем случае) поручения должны полностью совпадать с датой и расстоянием. А вот если ездил по работе и «накинул» парочку лишних километров или просто неправильно посчитал, то бухгалтер с помощью онлайн-карт проверит расстояние и попросит исправить все погрешности. Впрочем, организации выгодно заключать такие договора с работником: экономия на покупке и содержании авто, на налогах и платежах.

Более детально об использовании личного автомобиля в служебных целях в рамках законодательства писал журнал Главный Бухгалтер.

Кроме оплаты топлива и компенсации за пользование автомобилем в рабочее время, наниматель не берет на себя других расходов. Все остальное — страхование, ТО, текущий и непредвиденный ремонт и пр. — ложится на работника, так как машина не находится на балансе предприятия, а остается в моем распоряжении в любое время суток. Даже если в свой рабочий день я дам съездить приятелю в другой город, никаких нюансов или правовых нарушений не будет. В моем случае главное — выполнить поручения работодателя, на машине или без. Поэтому, идя на такие условия, нужно понимать, что ваш автомобиль будет расцениваться не более чем средство передвижения — с вытекающими последствиями в виде отчетных документов.

Остались вопросы, или хотите дополнить? Оставляйте комментарии, я всем рада

С уважением, автор Симона.